Juridisch

Verwerkersovereenkomst BetaalFlow

Versie 1.4 — 10 oktober 2026

Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst betreffende het gebruik van BetaalFlow tussen de Gebruiker en BetaalFlow B.V.

Artikel 1 — Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst wordt aangegaan tussen:

De Gebruiker van BetaalFlow, handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, hierna te noemen:

“Verwerkingsverantwoordelijke”

BetaalFlow B.V.
Pieter Straatlaan 42
1785 GX Den Helder
Nederland

KvK-nummer: 42182737
BTW-nummer: NL870078847B01
RSIN: 870078847
E-mail: info@betaalflow.nl

hierna te noemen:

“Verwerker”

Gezamenlijk worden zij aangeduid als “Partijen”.

Artikel 2 — Definities

In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

AVG: Verordening (EU) 2016/679, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

BetaalFlow: de door BetaalFlow B.V. aangeboden B2B SaaS-dienst voor het inrichten, beheren en optimaliseren van de laatste stap van online salesfunnels, waaronder Koopflows, conversiefunctionaliteiten, orderregistratie, digitale levering en aanverwante functionaliteiten.

Betaalprovider: een onafhankelijke externe betaaldienstverlener (momenteel wordt onder meer Mollie ondersteund) waarmee Verwerkingsverantwoordelijke zelf een overeenkomst aangaat en die, waar van toepassing, betalingen van Eindklanten verwerkt.

Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie Persoonsgegevens betrekking hebben.

Datalek: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG.

Eindklant: een natuurlijke persoon of contactpersoon van een organisatie die via een door Verwerkingsverantwoordelijke ingerichte Koopflow een bestelling plaatst.

Koopflow: de via BetaalFlow ingerichte laatste stap van een online salesfunnel waarin een Eindklant informatie over een bestelling ziet, gegevens kan invoeren, eventuele aanvullende aanbiedingen kan selecteren en een bestelling kan afronden.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

Subverwerker: een derde die door Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens te verwerken.

Verwerken: iedere bewerking of ieder geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens in de zin van de AVG.

Overeenkomst: de overeenkomst tussen BetaalFlow B.V. en Verwerkingsverantwoordelijke betreffende het gebruik van BetaalFlow, waaronder de Algemene Voorwaarden BetaalFlow.

Artikel 3 — Onderwerp en toepasselijkheid

Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing voor zover BetaalFlow B.V. bij het leveren van BetaalFlow Persoonsgegevens verwerkt namens Verwerkingsverantwoordelijke.
Voor deze verwerkingen geldt:
a. Verwerkingsverantwoordelijke als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG; en
b. BetaalFlow B.V. als verwerker in de zin van de AVG.
Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in verband met het leveren en technisch functioneren van BetaalFlow, zoals nader beschreven in deze Verwerkersovereenkomst en Bijlage 1.
Deze Verwerkersovereenkomst vormt samen met de Algemene Voorwaarden en overige toepasselijke afspraken de contractuele verhouding tussen Partijen voor zover deze betrekking heeft op de verwerking van Persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke.
Indien een bepaling uit deze Verwerkersovereenkomst strijdig is met de Algemene Voorwaarden voor wat betreft de verwerking van Persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke, heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang.
Verwerkingen waarbij BetaalFlow B.V. zelf het doel en de middelen bepaalt, vallen niet onder deze Verwerkersovereenkomst. Voor dergelijke verwerkingen geldt de Privacyverklaring van BetaalFlow.

Artikel 4 — Instructies van Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerker verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend:
a. op gedocumenteerde instructie van Verwerkingsverantwoordelijke;
b. voor zover noodzakelijk voor het uitvoeren van de Overeenkomst; of
c. wanneer Verwerker op grond van Unierecht of Nederlands recht verplicht is tot verwerking.
Het sluiten van de Overeenkomst, het configureren van BetaalFlow en handelingen van Verwerkingsverantwoordelijke binnen BetaalFlow gelden als gedocumenteerde instructies.
Hieronder vallen onder meer instructies tot:
a. het verzamelen en registreren van gegevens die binnen een Koopflow worden ingevoerd;
b. het registreren en beheren van bestellingen;
c. het koppelen van een technische bestel- of betaalstatus aan een bestelling;
d. het genereren van administratieve documenten namens Verwerkingsverantwoordelijke;
e. het opslaan en beschikbaar stellen van digitale bestanden;
f. het verwerken van externe download- of toegangslinks;
g. het verzenden van transactionele order- en leveringsmails;
h. het beschikbaar stellen van order- en klantgegevens via het dashboard;
i. het technisch uitwisselen van noodzakelijke ordergegevens met gekoppelde externe diensten;
j. het aanpassen of verwijderen van gegevens op instructie van Verwerkingsverantwoordelijke; en
k. het uitvoeren van beschikbare exportfunctionaliteiten.
Indien Verwerker van mening is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke hiervan zonder onredelijke vertraging.
Verwerker is niet gehouden een instructie uit te voeren waarvan Verwerker redelijkerwijs vaststelt dat uitvoering in strijd zou zijn met toepasselijke wetgeving.
Indien Verwerker wettelijk verplicht is Persoonsgegevens anders te verwerken dan op instructie van Verwerkingsverantwoordelijke, informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf, tenzij toepasselijke wetgeving deze informatieverstrekking verbiedt.

Artikel 5 — Verantwoordelijkheden van Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van Persoonsgegevens via BetaalFlow.
Verwerkingsverantwoordelijke staat er onder meer voor in dat:
a. voor iedere verwerking een geldige rechtsgrond bestaat;
b. Persoonsgegevens op rechtmatige wijze zijn verkregen;
c. Betrokkenen op correcte en tijdige wijze over de verwerking worden geïnformeerd;
d. alleen noodzakelijke en toegestane Persoonsgegevens via BetaalFlow worden verwerkt;
e. toepasselijke privacy-, consumenten- en cookiewetgeving wordt nageleefd;
f. de aan Verwerker gegeven instructies rechtmatig zijn; en
g. de door Verwerkingsverantwoordelijke verstrekte Persoonsgegevens juist en actueel zijn voor zover dit redelijkerwijs van hem kan worden verwacht.
Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van de verwerking en de essentiële middelen daarvan.
Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor zijn eigen wettelijke administratie- en bewaarplichten.
Indien Verwerkingsverantwoordelijke gebruikmaakt van externe tracking-, analytics- of marketingtechnologieën zoals Meta Pixel, HYROS, Google Tag Manager of vergelijkbare diensten, is Verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor:
a. de keuze en configuratie daarvan;
b. de rechtmatigheid van de verwerking;
c. het informeren van Eindklanten;
d. het verkrijgen van toestemming waar dit wettelijk vereist is; en
e. naleving van toepasselijke privacy- en cookiewetgeving.
Externe tracking- en marketingdiensten die door Verwerkingsverantwoordelijke zelf worden geselecteerd en geactiveerd, gelden niet uitsluitend vanwege een technische koppeling als Subverwerker van BetaalFlow B.V.

Artikel 6 — Geheimhouding

Verwerker waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang hebben tot Persoonsgegevens deze uitsluitend verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.
Personen die toegang hebben tot Persoonsgegevens zijn gebonden aan een passende geheimhoudingsverplichting.
Verwerker verstrekt Persoonsgegevens niet aan onbevoegde derden.
De geheimhoudingsplicht blijft na beëindiging van de Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst van kracht.
De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Artikel 7 — Beveiliging

Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat passend is bij de risico’s van de verwerking.
Daarbij houdt Verwerker onder meer rekening met:
a. de stand van de techniek;
b. uitvoeringskosten;
c. de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking; en
d. de waarschijnlijkheid en ernst van mogelijke risico’s voor Betrokkenen.
De beveiliging is onder meer gericht op bescherming tegen:
a. onbevoegde toegang;
b. verlies;
c. vernietiging;
d. wijziging;
e. ongeoorloofde openbaarmaking;
f. onrechtmatige verwerking; en
g. ongeoorloofde toegang tot opgeslagen of verzonden Persoonsgegevens.
De categorieën van technische en organisatorische maatregelen zijn opgenomen in Bijlage 3.
Verwerker mag beveiligingsmaatregelen gedurende de looptijd wijzigen, vervangen of verbeteren, mits het algemene beveiligingsniveau hierdoor niet wezenlijk wordt verminderd.
Verwerker garandeert geen absolute beveiliging, aangezien geen enkel digitaal systeem ieder beveiligingsincident volledig kan uitsluiten.

Artikel 8 — Toegang tot Persoonsgegevens

Verwerker beperkt de toegang tot Persoonsgegevens tot personen en systemen waarvoor die toegang redelijkerwijs noodzakelijk is voor:
a. levering van BetaalFlow;
b. technische support;
c. beveiliging;
d. onderhoud;
e. onderzoek naar storingen;
f. uitvoering van instructies van Verwerkingsverantwoordelijke; of
g. wettelijke verplichtingen.
Medewerkers of andere bevoegde personen van BetaalFlow B.V. mogen gegevens in een Account raadplegen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om een supportverzoek, technisch probleem, beveiligingsincident of vergelijkbare kwestie op te lossen.
Wanneer BetaalFlow B.V. Persoonsgegevens verwerkt voor zelfstandige doeleinden, waaronder:
a. beveiliging van het platform;
b. fraudepreventie;
c. onderzoek naar misbruik of verboden activiteiten;
d. handhaving van de Algemene Voorwaarden; of
e. naleving van eigen wettelijke verplichtingen,
kan BetaalFlow B.V. voor die specifieke verwerking optreden als verwerkingsverantwoordelijke.
Dergelijke zelfstandige verwerkingen vallen onder de Privacyverklaring van BetaalFlow en niet onder deze Verwerkersovereenkomst.
BetaalFlow B.V. gebruikt Persoonsgegevens van Eindklanten niet voor eigen direct-marketingdoeleinden, tenzij daarvoor een zelfstandige geldige rechtsgrond bestaat.

Artikel 9 — Subverwerkers

Verwerkingsverantwoordelijke verleent Verwerker algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen die redelijkerwijs noodzakelijk zijn om BetaalFlow te leveren.
Verwerker zorgt ervoor dat met Subverwerkers passende schriftelijke gegevensbeschermingsafspraken worden gemaakt zoals vereist op grond van de AVG.
Verwerker legt aan een Subverwerker voor zover relevant ten minste gelijkwaardige verplichtingen inzake gegevensbescherming op als uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien.
Verwerker blijft overeenkomstig de AVG verantwoordelijk voor de nakoming van toepasselijke verplichtingen door de door haar ingeschakelde Subverwerkers.
De bij het opstellen van deze versie bekende Subverwerkers zijn opgenomen in Bijlage 2.
Verwerker is gerechtigd Subverwerkers toe te voegen, te vervangen of niet langer te gebruiken.
Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke over wezenlijke wijzigingen in de lijst van Subverwerkers, bijvoorbeeld:
a. per e-mail;
b. via BetaalFlow; of
c. via een actuele online lijst.
Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen een redelijke termijn gemotiveerd bezwaar maken tegen een nieuwe Subverwerker indien dit bezwaar rechtstreeks verband houdt met de bescherming van Persoonsgegevens.
Partijen zullen in dat geval proberen in goed overleg een redelijke oplossing te vinden.
Indien geen redelijk technisch of commercieel alternatief beschikbaar is zonder onevenredige gevolgen voor BetaalFlow, kan BetaalFlow B.V. de betreffende functionaliteit beperken of kan Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst overeenkomstig de toepasselijke opzeggingsvoorwaarden beëindigen.

Artikel 10 — Internationale doorgifte

Verwerker streeft ernaar Persoonsgegevens waar redelijkerwijs mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”) te verwerken.
De primaire database- en bestandsopslag van BetaalFlow is ingericht in een Europese regio.
Bepaalde Subverwerkers kunnen Persoonsgegevens buiten de EER verwerken of vanuit landen buiten de EER toegang hebben tot Persoonsgegevens.
Indien Persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, zorgt Verwerker ervoor dat voor zover vereist een passend doorgiftemechanisme wordt toegepast.
Dit kan onder meer bestaan uit:
a. door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses;
b. een adequaatheidsbesluit;
c. deelname aan een toepasselijk erkend doorgiftekader, waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework; of
d. een ander op grond van de AVG geldig doorgiftemechanisme.

Artikel 11 — Verzoeken van Betrokkenen

Indien een Betrokkene zich rechtstreeks tot Verwerker wendt met een verzoek betreffende Persoonsgegevens die Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, behandelt Verwerker dit verzoek in beginsel niet zelfstandig inhoudelijk.
Verwerker zal het verzoek waar passend:
a. doorsturen naar Verwerkingsverantwoordelijke; of
b. de Betrokkene verwijzen naar Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijs mogelijk, passende medewerking aan Verwerkingsverantwoordelijke bij de afhandeling van rechten van Betrokkenen.
Hieronder vallen, voor zover toepasselijk, verzoeken betreffende:
a. inzage;
b. rectificatie;
c. verwijdering;
d. beperking van de verwerking;
e. bezwaar;
f. dataportabiliteit; en
g. andere toepasselijke rechten uit de AVG.
Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling en beantwoording van dergelijke verzoeken.
Indien een verzoek uitzonderlijk omvangrijke werkzaamheden vereist die duidelijk buiten de normale dienstverlening van BetaalFlow vallen, kunnen Partijen vooraf redelijke afspraken maken over de uitvoering en eventuele aanvullende kosten, voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 12 — Datalekken

Verwerker treft passende maatregelen om Datalekken te voorkomen.
Indien Verwerker kennis krijgt van een Datalek dat betrekking heeft op Persoonsgegevens die zij namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, stelt zij Verwerkingsverantwoordelijke hiervan zonder onredelijke vertraging op de hoogte.
Verwerker verstrekt, voor zover op dat moment bekend en relevant, informatie over:
a. de aard van het Datalek;
b. de getroffen categorieën Persoonsgegevens;
c. de getroffen categorieën Betrokkenen;
d. de vermoedelijke omvang;
e. de mogelijke gevolgen;
f. reeds getroffen of voorgenomen maatregelen; en
g. een contactpunt voor aanvullende informatie.
Wanneer niet alle relevante informatie direct beschikbaar is, kan Verwerker deze informatie gefaseerd verstrekken zonder verdere onredelijke vertraging.
Verwerker verleent redelijke medewerking zodat Verwerkingsverantwoordelijke kan beoordelen of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of Betrokkenen vereist is.
Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen voor zover deze verantwoordelijkheid volgens de AVG bij Verwerkingsverantwoordelijke ligt.
Verwerker houdt voor zover vereist een intern register van Datalekken bij.
Een melding van een Datalek door Verwerker vormt geen erkenning van aansprakelijkheid.

Artikel 13 — DPIA en voorafgaande raadpleging

Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en de bij haar beschikbare informatie, redelijke ondersteuning aan Verwerkingsverantwoordelijke bij:
a. gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (“DPIA”); en
b. voorafgaande raadpleging van een toezichthouder,
voor zover deze betrekking hebben op verwerkingen via BetaalFlow.
Verwerkingsverantwoordelijke blijft verantwoordelijk voor:
a. de beoordeling of een DPIA noodzakelijk is;
b. de uitvoering daarvan; en
c. eventuele voorafgaande raadpleging van een toezichthouder.
Indien aanvullende ondersteuning aanzienlijk buiten de normale dienstverlening valt, kunnen Partijen vooraf redelijke afspraken maken over aanvullende kosten.

Artikel 14 — Informatie en audits

Verwerker stelt op redelijk verzoek informatie beschikbaar die noodzakelijk is om naleving van de verplichtingen uit artikel 28 AVG aan te tonen.
Waar redelijkerwijs mogelijk wordt in eerste instantie gebruikgemaakt van:
a. bestaande documentatie;
b. beveiligingsinformatie;
c. verklaringen;
d. certificeringen;
e. auditrapporten van leveranciers; of
f. andere beschikbare compliance-informatie.
Indien dergelijke informatie redelijkerwijs onvoldoende is, kan Verwerkingsverantwoordelijke maximaal eenmaal per kalenderjaar een audit laten uitvoeren.
De beperking uit lid 3 geldt niet indien:
a. een bevoegde toezichthouder een audit verlangt;
b. een Datalek met aanzienlijke gevolgen daar aanleiding toe geeft; of
c. concrete en redelijke aanwijzingen bestaan voor een ernstige overtreding van deze Verwerkersovereenkomst.
Een audit:
a. wordt ten minste dertig dagen vooraf aangekondigd, tenzij aantoonbare spoed een kortere termijn vereist;
b. vindt plaats tijdens normale kantooruren;
c. verstoort de dienstverlening niet onredelijk;
d. wordt uitgevoerd door een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden; en
e. blijft beperkt tot systemen en informatie die relevant zijn voor de verwerking namens Verwerkingsverantwoordelijke.
Een audit geeft geen recht op toegang tot:
a. Persoonsgegevens van andere klanten;
b. vertrouwelijke gegevens van andere klanten;
c. broncode van BetaalFlow;
d. bedrijfsgeheimen die niet noodzakelijk zijn voor de audit; of
e. systemen waarbij toegang een onevenredig beveiligingsrisico zou veroorzaken.
De redelijke kosten van een door Verwerkingsverantwoordelijke gewenste audit komen in beginsel voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een materiële tekortkoming van Verwerker aantoont.

Artikel 15 — Bewaring en beëindiging van de verwerking

Verwerker verwerkt Persoonsgegevens gedurende de looptijd van de Overeenkomst voor zover dit noodzakelijk is om BetaalFlow te leveren.
Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veiligstellen van:
a. klantgegevens;
b. orders;
c. administratieve documenten;
d. bestel- en transactie-informatie; en
e. andere gegevens die hij na beëindiging nodig heeft.
Na het einde van de abonnementsperiode kan Verwerker Persoonsgegevens die zij uitsluitend namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt gedurende maximaal 30 dagen beschikbaar houden voor:
a. export;
b. technisch herstel;
c. migratie; of
d. afronding van de dienstverlening.
Na afloop van deze periode verwijdert of anonimiseert Verwerker de Persoonsgegevens die zij uitsluitend namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, behoudens:
a. gegevens die zich nog in reguliere technische back-ups bevinden; of
b. gegevens die op grond van Unierecht of Nederlands recht langer moeten worden bewaard.
Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen de periode uit lid 3 verzoeken om eerdere verwijdering van Persoonsgegevens, voor zover:
a. dit technisch redelijkerwijs uitvoerbaar is;
b. verdere bewaring niet noodzakelijk is om de dienstverlening af te ronden; en
c. geen wettelijke verplichting zich daartegen verzet.
Persoonsgegevens die zich uitsluitend nog in reguliere back-ups bevinden:
a. worden niet opnieuw voor gewone operationele doeleinden gebruikt;
b. blijven beschermd overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst; en
c. worden verwijderd overeenkomstig de normale back-upcyclus.
Persoonsgegevens die BetaalFlow B.V. voor eigen doeleinden als verwerkingsverantwoordelijke rechtmatig mag of moet bewaren, vallen niet onder de verwijderingsverplichting van dit artikel.
BetaalFlow B.V. kan bijvoorbeeld eigen account-, contract-, fraude-, bewijs- of administratieve gegevens langer bewaren indien daarvoor een zelfstandige rechtsgrond bestaat. De toepasselijke bewaartermijnen hiervoor zijn beschreven in de Privacyverklaring van BetaalFlow.

Artikel 16 — Teruggave en export

Verwerkingsverantwoordelijke kan gedurende de looptijd van de Overeenkomst gebruikmaken van de exportmogelijkheden die BetaalFlow beschikbaar stelt.
Verwerkingsverantwoordelijke wordt geacht zelf tijdig een kopie te bewaren van gegevens die hij voor zijn wettelijke administratie of bedrijfsvoering nodig heeft.
Indien Verwerkingsverantwoordelijke aanvullende gegevensoverdracht verlangt die niet via de normale functionaliteiten van BetaalFlow beschikbaar is, zullen Partijen in overleg bepalen:
a. of de overdracht technisch mogelijk is;
b. in welk gangbaar formaat deze kan plaatsvinden; en
c. of hiervoor redelijke aanvullende kosten in rekening mogen worden gebracht.
Na het verstrijken van de in artikel 15 genoemde termijnen is Verwerker niet verplicht verwijderde gegevens opnieuw beschikbaar te maken.

Artikel 17 — Overheidsverzoeken en wettelijke verplichtingen

Indien Verwerker van een overheidsinstantie, toezichthouder, rechter of andere bevoegde instantie een rechtsgeldig verzoek ontvangt tot verstrekking van Persoonsgegevens die Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, zal Verwerker uitsluitend de gegevens verstrekken die zij redelijkerwijs verplicht is te verstrekken.
Voor zover wettelijk toegestaan informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de verstrekking.
Indien voorafgaande kennisgeving wettelijk verboden is, kan Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke informeren zodra dit wel is toegestaan.

Artikel 18 — Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid tussen Partijen die verband houdt met deze Verwerkersovereenkomst gelden de aansprakelijkheidsbeperkingen uit de Algemene Voorwaarden BetaalFlow.
Dit houdt onder meer in dat de aansprakelijkheid van BetaalFlow B.V. voor zover wettelijk toegestaan is beperkt tot het daarin overeengekomen maximum.
Geen bepaling in deze Verwerkersovereenkomst beperkt:
a. rechten van Betrokkenen die rechtstreeks uit de AVG voortvloeien;
b. bevoegdheden van toezichthoudende autoriteiten; of
c. aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Artikel 19 — Looptijd en beëindiging

Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de Overeenkomst voor BetaalFlow wordt aangegaan.
Deze Verwerkersovereenkomst blijft van kracht zolang BetaalFlow B.V. namens Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
Na beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard behoren voort te duren van kracht, waaronder:
a. geheimhouding;
b. beveiliging van gegevens die nog tijdelijk worden bewaard;
c. verwijderingsverplichtingen; en
d. toepasselijke aansprakelijkheidsbepalingen.

Artikel 20 — Wijzigingen

BetaalFlow B.V. mag deze Verwerkersovereenkomst wijzigen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is wegens:
a. wijzigingen in wet- of regelgeving;
b. wijzigingen in BetaalFlow;
c. wijzigingen in de wijze van verwerking;
d. nieuwe of gewijzigde Subverwerkers; of
e. noodzakelijke technische of organisatorische wijzigingen.
Wezenlijke wijzigingen worden via e-mail, BetaalFlow of een andere geschikte elektronische wijze bekendgemaakt.
Wijzigingen mogen niet tot doel hebben het door de AVG vereiste beschermingsniveau voor Persoonsgegevens te verminderen.

Artikel 21 — Volledige afspraken en nietigheid

Deze Verwerkersovereenkomst bevat de afspraken tussen Partijen voor zover BetaalFlow B.V. als Verwerker optreedt.
Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of anderszins onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht.
Partijen vervangen een ongeldige bepaling waar nodig door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 22 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze Verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen met betrekking tot deze Verwerkersovereenkomst worden behandeld overeenkomstig de regeling voor toepasselijk recht en bevoegde rechter in de Algemene Voorwaarden BetaalFlow.

Bijlage 1 — Details van de verwerking

1. Onderwerp van de verwerking

Het verwerken van Persoonsgegevens namens Verwerkingsverantwoordelijke in verband met het inrichten en technisch uitvoeren van Koopflows, het registreren en beheren van bestellingen, digitale productlevering en aanverwante functionaliteiten binnen BetaalFlow.

2. Duur van de verwerking

Gedurende de looptijd van de BetaalFlow-overeenkomst, gevolgd door de in artikel 15 beschreven beperkte verwijder-, export- en back-uptermijnen.

3. Aard van de verwerking

De verwerking kan onder meer bestaan uit:

verzamelen;
ontvangen;
registreren;
ordenen;
structureren;
opslaan;
raadplegen;
tonen;
combineren met bestel- en orderinformatie;
technisch uitwisselen met gekoppelde diensten;
verzenden;
beschikbaar stellen;
aanpassen;
exporteren;
verwijderen;
anonimiseren.

4. Doeleinden van de verwerking

De verwerking vindt onder meer plaats voor:

technisch uitvoeren van Koopflows;
verwerken van door Eindklanten ingevoerde gegevens;
registreren en beheren van bestellingen;
koppelen van een technische bestel- of betaalstatus aan een bestelling;
uitwisselen van noodzakelijke bestelgegevens met een gekoppelde externe Betaalprovider;
genereren van administratieve documenten namens Verwerkingsverantwoordelijke;
beheren van orderadministratie;
verzenden van transactionele e-mails;
leveren van digitale producten;
beschikbaar stellen van ordergegevens in het dashboard;
uitvoeren van conversie- en Koopflowfunctionaliteiten;
verlenen van technische support;
technisch onderhouden en herstellen van de Dienst;
beveiliging en technische continuïteit voor zover Verwerker daarbij namens Verwerkingsverantwoordelijke handelt.

5. Categorieën Betrokkenen

Eindklanten van Verwerkingsverantwoordelijke;
contactpersonen bij zakelijke Eindklanten.

6. Categorieën Persoonsgegevens

Afhankelijk van de inrichting van de Koopflow kunnen onder meer worden verwerkt:

voornaam;
achternaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
land;
postcode;
huisnummer;
bedrijfsnaam, indien opgegeven;
btw-identificatienummer, indien opgegeven;
besteld product of Aanbod;
ordergegevens;
aankoopbedrag;
bestelstatus;
betaalstatus;
orderreferentie;
transactie- of betalingsreferentie;
datum en tijd van de bestelling;
keuzes met betrekking tot aanvullende aanbiedingen;
technische gegevens die noodzakelijk zijn om de Koopflow, bestelling of levering correct uit te voeren.

BetaalFlow verwerkt geen volledige kaartgegevens, internetbankiergegevens of andere volledige betaalcredentials waarmee BetaalFlow B.V. zelfstandig een betaling zou kunnen uitvoeren.

Wanneer voor het afronden van een bestelling gebruik wordt gemaakt van een externe Betaalprovider, vindt de daadwerkelijke verwerking van betaalgegevens plaats binnen de systemen van die externe Betaalprovider.

7. Bijzondere persoonsgegevens

BetaalFlow is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere categorieën Persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG.

BetaalFlow is evenmin bedoeld voor het verwerken van strafrechtelijke Persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke zal dergelijke gegevens niet doelbewust via BetaalFlow verwerken, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk schriftelijk met BetaalFlow B.V. is overeengekomen en de verwerking rechtmatig kan plaatsvinden.

Bijlage 2 — Subverwerkers

BetaalFlow B.V. maakt voor de huidige uitvoering van BetaalFlow onder meer gebruik van de volgende partijen:

Dienstverlener	Doel	Mogelijke verwerking
Supabase	Database en bestandsopslag	Koopflow-, order- en Eindklantgegevens en geüploade digitale bestanden
Vercel	Hosting en technische infrastructuur van BetaalFlow	Technische verzoeken, IP-/loggegevens en mogelijk Persoonsgegevens die via de applicatie worden verwerkt
Mailgun	Verzending van transactionele e-mails	Naam, e-mailadres, bestelling, naam verkopende onderneming en informatie nodig voor digitale levering
Google Workspace	Support en zakelijke communicatie	Naam, e-mailadres, supportcommunicatie, bijlagen en eventueel order- of Eindklantgegevens die in supportcorrespondentie worden gedeeld

De exacte juridische entiteit binnen een dienstverlenersgroep kan afhankelijk zijn van de contractuele inrichting van de betreffende dienst.

BetaalFlow B.V. houdt waar nodig een actuele lijst van Subverwerkers beschikbaar.

Externe Betaalprovider

Voor het afronden van betaalde bestellingen kan Verwerkingsverantwoordelijke zelf een ondersteunde externe Betaalprovider, momenteel onder meer Mollie, aan BetaalFlow koppelen.

Verwerkingsverantwoordelijke heeft met deze Betaalprovider een eigen contractuele relatie.

De betreffende Betaalprovider levert de betaaldienst rechtstreeks aan Verwerkingsverantwoordelijke.

De Betaalprovider wordt daarom voor de uitvoering van zijn eigen betaaldienst niet uitsluitend aangemerkt als een door BetaalFlow B.V. ingeschakelde Subverwerker.

BetaalFlow kan voor de technische werking van een Koopflow beperkte order- en statusgegevens uitwisselen met de gekoppelde Betaalprovider.

Mollie voor BetaalFlow-abonnementen

BetaalFlow B.V. is zelf aanbieder van de abonnementen en verantwoordelijk voor de abonnementsrelatie en facturering. Voor het technisch verwerken van de abonnementsbetalingen gebruikt BetaalFlow B.V. momenteel Mollie als betaaldienstverlener.

Mollie verwerkt daarvoor betaal- en abonnementsgegevens van de Gebruiker in het kader van de abonnementsbetaling. Deze betaaldienst staat los van de verwerking van Koopflow- of Eindklantgegevens die BetaalFlow B.V. als Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke uitvoert. Mollie is voor haar zelfstandige betaaldienstverlening daarom niet uitsluitend op grond van deze koppeling een Subverwerker onder deze Verwerkersovereenkomst.

Trackingdiensten van Verwerkingsverantwoordelijke

Meta Pixel, HYROS, Google Tag Manager en andere door Verwerkingsverantwoordelijke zelf gekozen tracking-, analytics- of marketingdiensten zijn geen standaard Subverwerkers van BetaalFlow B.V.

Indien Verwerkingsverantwoordelijke deze diensten activeert, is hij verantwoordelijk voor de daarmee samenhangende verwerkingen en juridische verplichtingen.

Bijlage 3 — Technische en organisatorische maatregelen

BetaalFlow B.V. treft technische en organisatorische maatregelen die passend zijn bij de aard en risico’s van de verwerking.

1. Toegangsbeveiliging

Voor zover van toepassing:

toegang tot productiesystemen wordt beperkt tot bevoegde personen;
toegang wordt uitsluitend verleend waar dit noodzakelijk is voor werkzaamheden;
Accounts worden beveiligd met passende authenticatiemaatregelen;
toegang tot databases en opslag wordt technisch beperkt;
rechten kunnen worden ingetrokken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn;
onbevoegd delen van toegangsgegevens is niet toegestaan.

2. Transportbeveiliging

communicatie met BetaalFlow verloopt waar toepasselijk via HTTPS/TLS;
Persoonsgegevens worden niet bewust onbeveiligd over openbare netwerken verzonden;
externe technische koppelingen worden waar mogelijk via beveiligde verbindingen uitgevoerd.

3. Database en opslag

BetaalFlow gebruikt professionele cloudinfrastructuur;
primaire opslag is waar van toepassing ingericht in een EU-regio;
toegang tot database- en bestandsopslag wordt technisch beperkt;
geüploade digitale bestanden worden binnen de daarvoor ingerichte opslagomgeving opgeslagen;
scheiding tussen klanten wordt binnen de architectuur toegepast waar passend.

4. Applicatie en hosting

BetaalFlow wordt gehost via professionele hostinginfrastructuur;
productiesystemen worden onderhouden en waar noodzakelijk bijgewerkt;
technische maatregelen zijn gericht op het voorkomen van onbevoegde toegang en misbruik;
toegang tot productieomgevingen wordt beperkt tot personen voor wie dit noodzakelijk is.

5. E-mail

transactionele e-mails worden via een gespecialiseerde e-maildienst verzonden;
e-mails bevatten uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor de betreffende bestelling, bevestiging of levering;
toegang tot e-mailinfrastructuur wordt beperkt tot bevoegde systemen en personen.

6. Support

supportcommunicatie verloopt via daarvoor ingerichte zakelijke communicatiekanalen;
toegang tot supportcommunicatie wordt beperkt tot personen die deze nodig hebben;
medewerkers en andere bevoegde personen zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

7. Continuïteit en herstel

BetaalFlow B.V. treft redelijke maatregelen gericht op:

beschikbaarheid van de Dienst;
herstel na technische incidenten;
continuïteit van essentiële onderdelen;
gebruik van back-up- en herstelvoorzieningen waar deze beschikbaar en passend zijn.

BetaalFlow B.V. garandeert niet dat onder alle omstandigheden van ieder afzonderlijk gegeven een volledig herstelbare back-up beschikbaar is.

8. Beveiligingsincidenten

mogelijke beveiligingsincidenten worden onderzocht;
incidenten worden beoordeeld op mogelijke gevolgen voor Persoonsgegevens;
Datalekken worden overeenkomstig deze Verwerkersovereenkomst behandeld;
waar noodzakelijk worden maatregelen genomen om verdere schade te beperken.

9. Leveranciersbeheer

relevante leveranciers worden geselecteerd met aandacht voor privacy en informatiebeveiliging;
waar wettelijk vereist worden passende verwerkersafspraken gesloten;
internationale doorgiften worden overeenkomstig toepasselijke privacywetgeving ingericht.

10. Evaluatie

BetaalFlow B.V. kan de technische en organisatorische maatregelen aanpassen wanneer technologie, risico’s, leveranciers of BetaalFlow veranderen, zolang het algemene beschermingsniveau passend blijft.